Servicios de Secretaría Corporativa en Chile – Un Servicio Complementario?

Los proveedores de servicios Back-Office suelen cometer errores fundamentales: enfocan sus esfuerzos en vender servicios adicionales a clientes existentes sin comprenderlos plenamente ni contar con la preparación adecuada para prestarlos.Una situación similar ocurre con los nuevos clientes: en su afán por incrementar los ingresos, los proveedores de Back-Office suelen ofrecer una amplia gama de servicios complementarios sin distinguir claramente cuáles son obligatorios y cuáles son ad hoc o adaptados a las necesidades específicas del cliente o del sector.

Entre estos servicios “no esenciales”, los Servicios de Secretaría Corporativa (“CoSeC”) suelen pasar desapercibidos, lo que resulta problemático dada su función crítica para asegurar que las empresas locales cumplan plenamente con los requisitos legales, regulatorios y de las entidades públicas. Sería esperable que estos servicios esenciales ocupasen un lugar prioritario en el catálogo de los proveedores de Back-Office; sin embargo, con frecuencia son relegados al final.

Un desafío comercial importante para los proveedores Back-Office es que los servicios de CoSeC suelen facturarse anualmente, mientras que la mayoría de los demás servicios se prestan y facturan mensualmente. Esta discrepancia suele generar complicaciones en la facturación, como servicios no facturados, errores en la facturación o en los prorrateos. Tales ineficiencias pueden provocar la insatisfacción por parte del cliente.

Luego surge la pregunta: ¿quién proveerá efectivamente estos servicios de CoSeC? Los proveedores Back-Office suelen optar por una de las siguientes alternativas:

1. Abogados internos que:

   • Frecuentemente descuidan las responsabilidades de CoSeC en favor de servicios mensuales más rentables.

   • Normalmente no son especialistas en derecho corporativo ni en materias de cumplimiento normativo.

   
   

2. Externalizar el servicio:

   • Lo que resulta en mayores costos para el cliente.

   • Generando desafíos de comunicación y operativos.

   • Provocando problemas en el control de calidad.

   
   

Resulta sorprendente que una función tan crítica como los Servicios de Secretaría Corporativa sea a menudo descuidada por los proveedores locales de Back-Office, de una u otra forma.

En South Gate, sin embargo, tomamos estos servicios con la máxima seriedad, reconociendo su papel como columna vertebral de las operaciones empresariales en Chile, por dos razones principales:

1. Garantizan el cumplimiento legal de la entidad.

2. Contribuyen significativamente a mejorar el desempeño operacional.

   
   

No se trata solo de buenas prácticas; unos servicios de Secretaría Corporativa sólidos aseguran la buena reputación y el cumplimiento normativo de una empresa, al tiempo que impulsan la mejora continua de las operaciones, la gobernanza, los procedimientos y la estructura. Una expansión exitosa de una empresa extranjera en Chile depende no solo de acuerdos comerciales e indicadores clave de desempeño, sino también del cumplimiento legal, la mitigación de riesgos, la rendición de cuentas, la transparencia y la competencia administrativa, todos ellos, elementos abarcados por los servicios CoSeC.

En South Gate, AGREGAMOS VALOR a las operaciones de nuestros clientes, proporcionando un portafolio personalizado de servicios de CoSeC, prestados por abogados especialistas experimentados y por profesionales administrativos altamente calificados. Este alcance típicamente incluye:

• Junta Ordinaria de Accionistas – (1) al año, incluyendo la citación, la redacción de actas, la firma de actas y las formalidades pertinentes.

• Junta Extraordinaria de Accionistas – (1) al año, incluyendo la citación, la redacción de actas, la firma de actas y las formalidades pertinentes.

• Reunión del Directorio – (1) al año, incluyendo la citación, la redacción de actas, la firma de actas y las formalidades pertinentes.

• Custodia y mantenimiento de los libros corporativos de la entidad en formato físico.

• Gestión de patentes comerciales, incluyendo recordatorios y asistencia en pagos dos veces al año.

• Asistencia y apoyo en procesos de auditoría oficial e interna.

• Actualizaciones periódicas sobre cambios legislativos.

Servicios de Secretaría Corporativa en Chile

Autor: Allan Schulder – Co-Fundador & CEO en South Gate Advisory.