Servicios de Domicilio Fiscal – Cuando las Cosas Simples Salen Mal

Toda empresa constituida y operando en Chile debe contar con un domicilio fiscal registrado ante el Servicio de Impuestos Internos; así de simple.

A lo largo de los años hemos visto cómo otros proveedores de Back-Office ofrecen "soluciones" que distan mucho de ser las ideales:

Recurrir a terceros para prestar el servicio: En este esquema, el proveedor local de Back-Office no utiliza ni comercializa ante el cliente internacional su propia dirección —donde se encuentran físicamente sus oficinas—, sino la de un tercero con oficinas en otro lugar. Es bastante evidente que este tipo de acuerdo trae consigo una serie de problemas y desafíos:

1. La recepción, seguimiento y custodia de correspondencia importante es deficiente y poco confiable, ya que estos terceros operan como Oficinas Virtuales, es decir, subarriendan el espacio a cientos, si no miles, de otras empresas. Por lo general cuentan con personal muy reducido, lo que se traduce en errores, registros deficientes y, en última instancia, en documentos y sobres extraviados o entregados a empresas equivocadas.

2. Estas Oficinas Virtuales tienen horarios de atención reducidos, normalmente de 9 a 17 horas con una hora de pausa al mediodía, lo que significa que la correspondencia proveniente del extranjero que llegue fuera de ese horario no será recibida y terminará regresando al centro de distribución más cercano.

3. La mayoría de estas Oficinas Virtuales no permite almacenar mercancía, cajas ni ningún objeto de mayor tamaño que un sobre; y las que sí lo hacen... ¿realmente vale la pena correr ese riesgo?

4. En Chile, el domicilio fiscal cumple un rol fundamental y afecta directamente la capacidad de facturación de una empresa. Tener uno en una Oficina Virtual complica considerablemente todas las autorizaciones y procesos de facturación, generando retrasos significativos que impactan el negocio. (El SII las tiene completamente identificadas.)

5. Los proveedores de Back-Office que optan por este modelo aplican márgenes de ganancia abusivos a los clientes extranjeros, quienes terminan pagando mucho más por un servicio deficiente.
   

Usar su propia dirección comercial: Sobre el papel, esto parece ideal porque resuelve todos los puntos anteriores, PERO existe un problema importante: la mayoría de los proveedores de Back-Office de tamaño pequeño y mediano en Chile operan bajo un esquema híbrido, lo que significa que hay días en que nadie está en la oficina. Hemos sido testigos directos de cómo sobres enviados por clientes desde el extranjero se pierden simplemente porque no hay nadie en la oficina para recibirlos, ni existe ningún plan de contingencia básico. Más grave aún, algunos proveedores de Back-Office no cuentan con profesionales senior ni con un Office Manager real, por lo que no hay nadie que supervise efectivamente tareas administrativas como esta. Resulta bastante alarmante ver cómo algunas oficinas de proveedores de Back-Office son "gestionadas" por personas ubicadas en otros lugares, o peor aún, por contadores junior, lo que genera una serie de problemas. Este es solo uno de ellos.

En South Gate ofrecemos una tercera opción, MEJOR, que garantiza la correcta prestación del servicio de domicilio fiscal:

1. Proporcionamos nuestra propia dirección, ubicada en el corazón de la comuna de Las Condes.

2. Contamos con una recepcionista calificada y bilingüe.

3. Si el courier llega fuera del horario de atención, estamos autorizados para recibir el sobre o la mercancía en un espacio seguro habilitado en la administración del edificio.

4. Ofrecemos la opción de almacenar mercancía y objetos de valor sin costo adicional.

5. Nuestras tarifas son más competitivas, ya que el servicio se presta completamente de manera interna.

6. Contamos con profesionales senior en nuestra oficina de Santiago para garantizar la supervisión adecuada.
   

Autor: Allan Schulder – Co-Fundador y CEO de South Gate Advisory