Vulnerabilidad Corporativa en Chile: Los Peligros de No Hacer una Transición Adecuada de Representantes Legales

Anteriormente, discutimos el rol crítico del representante legal local para empresas que operan en Chile y destacamos cómo algunos proveedores de back-office ofrecen soluciones inadecuadas. Estas van desde nombrar a extranjeros residentes fuera de Chile que luego delegan localmente, hasta designar empleados locales que carecen de la experiencia, antigüedad y expertise necesarios para representar efectivamente a la empresa ante clientes, proveedores e instituciones públicas.

Los clientes diligentes no deberían aceptar apoderados basados en otro país o contadores junior con experiencia limitada. Esta posición requiere inherentemente un individuo senior y calificado capaz de desempeñar el rol de forma efectiva e inspirar confianza. Siempre aclara estas calificaciones por adelantado.

En South Gate, nos preguntan frecuentemente si alguien de la matriz en el extranjero puede servir como representante legal local. Si bien, legalmente, el representante de una filial puede ser un ciudadano extranjero, no recomendamos este enfoque desde un punto de vista práctico.

Hay que distinguir la forma en que un cliente extranjero está entrando al Mercado:

• Constitución de Filiales: Solo un representante local experimentado puede asegurar un proceso de constitución fluido y la apertura exitosa de cuentas bancarias locales. Es importante destacar que los bancos pueden negarse a abrir cuentas para representantes con credenciales insuficientes, como abogados junior o contadores con malos antecedentes financieros. Típicamente, solo las personas en las que el banco confía y considera financieramente confiables cumplirán estos requisitos.

  
  

• Compra de Empresas Shelf: En estos casos, la cuenta bancaria ya está establecida y activa. (Algunos proveedores de back-office pueden ofrecer empresas shelf sin cuentas bancarias activas, lo que ofrece un beneficio limitado, ya que la mayoría de los retrasos ocurren durante esta etapa). Los principales problemas se vuelven entonces las firmas y las operaciones en curso. La mayoría de los terceros no aceptarán los largos tiempos de espera y los costos asociados con apostillar las firmas de representantes legales extranjeros para cada transacción. Si bien algunas partes pueden aceptar firmas electrónicas, muchas no lo harán. Además, los representantes legales extranjeros no pueden proporcionar firmas húmedas para escrituras públicas ante notarios locales. Por estas razones, nombrar un representante local es generalmente una opción superior y más práctica.

  
  

Consideraciones clave:

• Por "local", no necesariamente nos referimos a una residencia chilena, ya que el apoderado también puede ser un ciudadano extranjero con una residencia local/RUT.

  
  

• En South Gate, recomendamos nombrar tanto un representante legal local como un representante legal extranjero de la matriz, cada uno con la autoridad legal para actuar de forma independiente. Esta estructura ofrece tanto flexibilidad operativa como una supervisión efectiva desde la casa matriz.

  
  

• Los clientes también pueden establecer limitaciones al representante legal local, como requerir firmas conjuntas o fijar topes en las autorizaciones bancarias.

  
  

Como discutimos anteriormente, un número creciente de clientes internacionales que ingresan al mercado chileno están externalizando el rol de representante legal a un proveedor o abogado local de confianza. Este enfoque ofrece varias ventajas:

1. Asegura un cumplimiento local completo.

2. Permite operaciones totalmente legales, conformes y remotas sin personal.

3. La ausencia de empleados locales puede generar ahorros de costos significativos, particularmente en los años iniciales.

4. Establece un sistema de controles y balances para mantener en línea a la Alta Gerencia local.

   
   

Muchas empresas internacionales no se dan cuenta de que el rol de representante legal conlleva responsabilidades significativas y conexiones con entidades públicas y privadas locales. Además de figurar en las escrituras legales relevantes, el representante legal también se registra en:

• El Conservador de Bienes Raíces local.

• Las Autoridades Tributarias locales.

• La Municipalidad pertinente.

• Muy probablemente con el banco de la empresa como firmante autorizado.

  
  

Si bien puede parecer que cambiar al representante legal es simplemente una cuestión de ejecutar la escritura relevante, es crucial actualizar pronta y adecuadamente todas las entidades relevantes. Legalmente, la autoridad de un representante termina cuando se firma la escritura de revocación. Sin embargo, en la práctica, la responsabilidad, exposición y riesgos asociados persisten para todas las partes hasta que todos los registros se actualizan. No reconocer esto expone a la empresa a riesgos significativos y refleja una comprensión errónea de las realidades legales y prácticas de los negocios.

Entre la firma de las escrituras de revocación y la posterior notificación y actualización de registros por parte de las autoridades tributarias y municipalidades pertinentes, el representante legal anterior sigue siendo responsable. Esto se debe a que las entidades públicas desconocen el cambio hasta que sus registros se actualizan; por lo tanto, las medidas de cumplimiento y fiscalización siguen aplicándose al representante anterior.

Los retrasos en la actualización de estos registros pueden ser igualmente graves, si no más, para los clientes, ya que pueden estar expuestos sin saberlo a acciones de terceros que podrían poner en peligro sus operaciones.

No actuar rápidamente puede resultar en violaciones significativas de los datos y la confidencialidad del cliente, ya que la información financiera sensible puede seguir siendo accesible para el representante legal saliente u otros que se hagan pasar por ellos. Por ejemplo, durante este período de transición, el ex representante o un tercero podrían cambiar las contraseñas de las plataformas en línea (bloqueando los pagos de impuestos), acceder a información financiera o de RRHH confidencial (incluidos detalles salariales), o incluso solicitar el cese de las operaciones de la empresa, entre otros riesgos.

Autoridades Tributarias: El representante legal saliente sigue expuesto personal y exclusivamente a varias consecuencias, incluidas sanciones económicas y potencial encarcelamiento, por acciones u omisiones sobre las que puede no tener visibilidad o control.

Municipalidades: No pagar la patente comercial semestral puede exponer al representante legal saliente a una posible responsabilidad penal ante el juzgado de policía local.

Estos riesgos para los representantes legales salientes no son hipotéticos ni exagerados, son reales y comunes. Por ejemplo, hemos sido testigos de una situación en la que la devolución de impuesto a la renta anual de 2026 de un ex representante legal fue retenida durante meses porque seguía figurando como representante de un cliente anterior que enfrentaba importantes problemas de cumplimiento tributario con el SII chileno. Como resultado, se retuvieron fondos sustanciales y la situación escaló a litigio.

Una transición responsable y eficiente no debería tomar más de un par de semanas.

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